Vertrouwen en maatwerk

‘Meer vertrouwen en minder controle’ is een mooi motto. Maar wat betekent dat als je het vertaalt naar de praktijk? Welke (financiële) risico’s brengt dit potentieel met zich mee en waar trek je de grens tussen vertrouwen en controle? Vertrouw je er dan op dat iemand die een uitkering aanvraagt geen spaargeld heeft als hij dat zegt? Of ga je toch bankafschriften controleren? Ook ‘meer ruimte voor maatwerk’ is een mooie ambitie, bijvoorbeeld van de Participatiewet in balans. Dat klinkt goed, maar je wilt voorkomen dat de ene medewerker een situatie van een inwoner straks heel anders beoordeelt dan een andere medewerker. Dat doe je met duidelijke richtlijnen, aandacht voor de rechtmatigheid en regelmatig casuïstiekoverleg. Zo geef je medewerkers houvast in het zoeken van de balans tussen vertrouwen en controle en het toepassen van maatwerk. Extra ruimte in de wet vraagt dus meer van organisaties wat betreft het maken van afspraken over de praktische invulling en toepassing.’

Op afstand meekijken

‘Als intern controleur kijk ik op afstand mee over de schouders van anderen. Mensen kunnen zich persoonlijk aangevallen voelen als ik kritische vragen stel over hun handelen. ‘Wie ben jij? Waarom pik je mij eruit? Waar bemoei je je mee?’ Zeker als ik een rechtmatigheidsissue constateer en daarom meerdere dossiers van die persoon ga controleren. Maar als iemand bijvoorbeeld beleids- of richtlijnen niet goed interpreteert en deze herhaaldelijk verkeerd toepast dan kan dat behoorlijke rechtmatigheidsgevolgen hebben.’   

‘Ik let bij mijn controles ook op specifieke risico’s die we in onze processen herkennen maar die we niet dicht kunnen timmeren. Bijvoorbeeld: een Wmo-cliënt verblijft eens per twee weken een weekend bij een instelling. Ons cliëntvolgsysteem kent die optie niet, maar wel een x aantal etmalen per maand. Maar dat is het niet hetzelfde. Het gevolg daarvan kan zijn dat de instelling te veel of te weinig ondersteuning kan declareren. Dat kun je niet geautomatiseerd controleren, dus dat doen we met een controle ‘aan de achterkant’. Zo zijn er allerlei voorbeelden te noemen.’  

Rechtmatigheidsverantwoording

‘Een actueel onderwerp in mijn werk is de onlangs geïntroduceerde rechtmatigheidsverantwoording. Die houdt in dat je als organisatie, zoals gemeente of De Dienst, voortaan zelf een oordeel moet vellen over je financiële rechtmatigheid. Tot nu toe was het aan de accountant om hierover te oordelen.’   

‘De rechtmatigheidsverantwoording heeft specifiek betrekking op de financiële rechtmatigheid, ofwel: er moeten euro’s mee gemoeid zijn. Aan de hand van een aantal criteria beoordeel je of je als organisatie rechtmatig hebt gehandeld binnen de spelregels die het bestuur heeft meegegeven. 

• Met het begrotingscriterium stel je vast in hoeverre de jaarrekening afwijkt van de begroting. Met het bestuur is afgesproken dat niet alle afwijkingen per definitie onrechtmatig zijn maar dat er ook acceptabele afwijkingen zijn, denk bijvoorbeeld aan afwijkingen op ‘open-einde’-regelingen of afwijkingen die passen binnen de gemeentelijke beleidskaders.  
• Bij het voorwaardencriterium kijk je naar de eisen en voorwaarden waaraan voldaan moet zijn om aanspraak te kunnen maken op regelingen vanuit bijvoorbeeld de Wmo of de Jeugdwet.  
• En dan heb je nog het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium. Dat gaat over het gebruik maken van een regeling terwijl je weet dat je daar geen recht op hebt. 

‘Als de financiële afwijkingen op deze criteria bij elkaar opgeteld boven een bepaalde norm komen, moet je daar als organisatie verantwoording over afleggen aan het bestuur. Dat is de rechtmatigheidsverantwoording.’

Fouten zichtbaar maken

‘Interne controle helpt om de kwaliteit van je processen en de rechtmatigheid van je uitgaven te borgen. Maar als fouten worden weggemoffeld en niet worden gerapporteerd, dan leer je er als organisatie niets van en kun je ook niet verbeteren.’