Door verschillende schandalen met toeslagen en uitkeringen is vertrouwen tussen inwoners en overheid een actueel onderwerp. Meer vertrouwen en minder controle is het motto. Mooi! Maar wat betekent dat in de praktijk? Jelte Sinnema is medewerker Interne Controle bij De Dienst en vertelt graag hoe hij daarnaar kijkt.

Vertrouwen en maatwerk

‘Meer vertrouwen en minder controle’ is een mooi motto. Maar wat betekent dat als je het vertaalt naar de uitvoeringspraktijk? Vertrouw je er dan op dat iemand die een uitkering aanvraagt geen spaargeld heeft als hij dat zegt? Of ga je toch bankafschriften controleren? Waar trek je de grens tussen vertrouwen en controle? En welke (financiële) risico’s brengt dit potentieel met zich mee? Dat zijn vragen waar je je als gemeente, Dienst en intern controleur mee bezig houdt. Ook ‘meer ruimte voor maatwerk’ is een mooie ambitie, en één van de doelen van de Participatiewet in balans. Dat klinkt goed, maar je wilt voorkomen dat de ene medewerker een situatie van een inwoner straks heel anders beoordeelt dan een andere medewerker.  

Binnen de extra ruimte voor maatwerk die de Participatiewet in Balans straks geeft, heb je dus toch duidelijke richtlijnen nodig. Daarmee geef je medewerkers houvast in het zoeken van de balans tussen vertrouwen, controle en maatwerk. Maar dat vraagt dus van organisaties dat ze zélf meer afspraken maken over de praktische invulling en toepassing van wet- en regelgeving’. 

Elkaar controleren

‘Als intern controleur kijk ik op afstand mee over de schouders van anderen. Mensen kunnen zich persoonlijk aangevallen voelen als ik kritische vragen stel over hun handelen. Zeker als ik een rechtmatigheidsissue constateer en daarom meerdere dossiers van die persoon ga controleren. Maar als iemand bijvoorbeeld beleids- of richtlijnen niet goed interpreteert en deze herhaaldelijk verkeerd toepast, dan kan dat behoorlijke rechtmatigheidsgevolgen hebben. Gelukkig hebben wij onze interne controle heel goed op orde. Dat doen we onder andere met collegiale toetsing: medewerkers controleren 10% van elkaars dossiers en leggen de uitkomsten van deze controles vast. Door de uitkomsten in teamverband te bespreken helpt interne controle om de kwaliteit van de processen in onze organisatie daadwerkelijk te borgen.’

Risico’s beheersen

‘De afgelopen jaren heeft risicomanagement, ofwel het beheersen van risico’s, een steeds prominentere rol gekregen binnen de interne controle. Concreet betekent dit dat we voor het beheersen van risico’s steeds meer gebruik maken van data-analyse, in plaats van de meer traditionele dossiercontroles. Het gaat hierbij met name om risico’s die we in het primaire proces niet kunnen dichttimmeren. Bijvoorbeeld: een Wmo-cliënt verblijft eens per twee weken een weekend bij een instelling. Ons cliëntvolgsysteem kent die optie niet, maar wel een x aantal etmalen per maand. Maar dat is het niet hetzelfde. Het gevolg daarvan kan zijn dat de instelling te veel ondersteuning kan declareren. Dat kun je niet geautomatiseerd controleren, dus dat doen we met een handmatige controle ‘aan de achterkant’. Zo zijn er allerlei voorbeelden te noemen.’

Rechtmatigheidsverantwoording

‘Een actueel onderwerp in mijn werk is de onlangs geïntroduceerde rechtmatigheidsverantwoording. Deze verantwoording heeft specifiek betrekking op de financiële rechtmatigheid, ofwel: als er euro’s mee gemoeid zijn. Met de rechtmatigheidsverantwoording maak je als gemeente intern afspraken over hoeveel rechtmatigheidsafwijkingen je toestaat en vel je zelf een oordeel over je financiële rechtmatigheid. Het doel is om de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad (in ons geval het bestuur van De Dienst) op het gebied van de rechtmatigheid te versterken en om richting te geven aan het gesprek over het rechtmatig handelen van de organisatie.

Aan de hand van een aantal criteria beoordelen we of we rechtmatig hebben gehandeld binnen de spelregels die het bestuur heeft meegegeven.
Met het begrotingscriterium stel je vast in hoeverre de jaarrekening afwijkt van de begroting, en of hierbij sprake is van acceptabele afwijkingen. Bij het voorwaardencriterium kijk je naar de eisen en voorwaarden waaraan voldaan moet zijn om aanspraak te kunnen maken op regelingen vanuit bijvoorbeeld de Wmo of de Jeugdwet. En dan heb je nog het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium. Dat gaat over het gebruik maken van een regeling terwijl je weet dat je daar geen recht op hebt. 

De afwijkingen op deze criteria kun je allemaal ‘op geld zetten’. Wanneer het totaal van de afwijkingen op de drie criteria meer dan 3% van onze totale uitgaven bedraagt, dan leggen we hier in de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording over af aan het bestuur. Tot nu toe was het aan de accountant om hierover te oordelen.’

Fouten zichtbaar maken

‘Al met al helpt interne controle dus om de kwaliteit van je processen en de rechtmatigheid van je uitgaven te borgen. Als fouten worden weggemoffeld en niet worden gerapporteerd, dan leer je er als organisatie niets van en kun je ook niet verbeteren.’